PDOC1 — Perfil Organizacional Genérico
1. Identificación
- Código: PDOC1
- Nombre: Perfil Organizacional Genérico
- Proyecto: Proyecto de Publicaciones
- Tipo: Configuración
- Nivel: Genérico
- Versión: 1.0
- Estado: Vigente
2. Naturaleza del documento
PDOC1 es el documento genérico que define la estructura, metodología y ciclo de desarrollo de un Perfil Organizacional.
Su contenido es genérico y reutilizable.
No contiene información específica de una organización determinada.
La información concreta de cada organización se desarrolla posteriormente en el documento correspondiente, como PDOC1A.
PDOC1 define cómo debe construirse y mantenerse un Perfil Organizacional, pero no constituye por sí mismo el perfil de una organización concreta.
3. Ubicación
Ubicación:
generico/PDOC1
La ubicación corresponde a la documentación general del Proyecto de Publicaciones.
La ubicación física no forma parte del identificador PDOC1 y podrá modificarse de acuerdo con las necesidades de almacenamiento del proyecto.
4. Propósito
Establecer una estructura genérica y reutilizable para desarrollar, organizar, mantener y actualizar un Perfil Organizacional.
PDOC1 permite que la información de diferentes organizaciones pueda desarrollarse mediante una metodología común, manteniendo separadas:
- la estructura genérica;
- la información específica;
- las fuentes;
- el proceso de incorporación de información;
- y el control de cambios.
5. Alcance
PDOC1 comprende la estructura y metodología general para desarrollar un Perfil Organizacional.
Incluye:
- identificación organizacional;
- propósito y misión;
- visión;
- valores y principios;
- identidad;
- personalidad y tono;
- ámbitos de actuación;
- audiencias y públicos;
- mensajes institucionales;
- marca e identidad visual;
- fuentes y evidencias;
- relaciones documentales;
- mantenimiento;
- desarrollo mediante el Chat de Organización;
- y ciclo de actualización.
PDOC1 no contiene información específica de una organización.
6. Identificación organizacional
El Perfil Organizacional podrá contener:
- nombre oficial;
- nombre corto o denominación de uso;
- tipo de organización;
- ámbito geográfico;
- descripción institucional breve.
La información concreta deberá desarrollarse en el documento específico correspondiente.
7. Propósito y misión
El Perfil Organizacional podrá establecer:
- propósito fundamental;
- misión;
- necesidad o problema al que responde.
La misión deberá permitir comprender:
- qué hace la organización;
- para quién lo hace;
- y con qué finalidad.
8. Visión
El Perfil Organizacional podrá establecer:
- situación futura que la organización aspira a alcanzar;
- resultados esperados;
- cambios que pretende producir.
9. Valores y principios
El Perfil Organizacional podrá registrar:
- valores institucionales;
- principios que orientan decisiones y comportamientos;
- aplicación práctica de los valores.
Los valores y principios deberán diferenciarse de interpretaciones o propuestas realizadas durante el proceso de desarrollo del perfil.
10. Identidad organizacional
El perfil podrá incorporar:
- rasgos esenciales que definen a la organización;
- historia y elementos de continuidad, cuando corresponda;
- elementos diferenciales.
La información histórica deberá estar sustentada por las fuentes correspondientes cuando resulte necesario.
11. Personalidad y tono
El perfil podrá establecer:
- personalidad institucional;
- tono de comunicación;
- criterios de coherencia entre canales y públicos.
Estos elementos deberán diferenciarse de las decisiones creativas particulares de una campaña.
12. Ámbitos de actuación
El perfil podrá registrar:
- áreas;
- programas;
- servicios;
- líneas de actividad;
- territorios;
- comunidades de actuación;
- alcance;
- límites.
13. Audiencias y públicos
El perfil podrá identificar:
- públicos prioritarios;
- públicos secundarios;
- necesidades relevantes;
- intereses;
- expectativas.
La identificación de públicos constituye información organizacional general y no sustituye la definición del público específico de una campaña.
14. Mensajes institucionales
El perfil podrá registrar:
- mensaje central;
- mensajes por audiencia;
- mensajes por ámbito;
- mensajes de apoyo;
- evidencias.
Los mensajes institucionales deberán diferenciarse de los conceptos creativos desarrollados posteriormente para campañas específicas.
15. Marca e identidad visual
El perfil podrá registrar:
- nombre y denominaciones autorizadas;
- logotipo;
- elementos identificativos;
- criterios generales de uso;
- relación con otros identificadores.
Los recursos gráficos correspondientes deberán poder localizarse mediante sus identificadores y recursos registrados.
16. Fuentes y evidencias
El Perfil Organizacional podrá utilizar:
- documentos oficiales;
- fuentes institucionales;
- fuentes externas autorizadas;
- referencias históricas;
- y otras evidencias pertinentes.
Deberán establecerse criterios para:
- prioridad;
- procedencia;
- confiabilidad;
- actualización;
- y necesidad de verificación.
La fuente deberá poder relacionarse con la información que respalda.
17. Relaciones documentales
El Perfil Organizacional podrá mantener relaciones con:
- documentos que alimentan o complementan el perfil;
- PMAN0;
- PDOC0;
- PDOC1A;
- documentos posteriores;
- fuentes;
- referencias;
- recursos gráficos;
- y otros recursos relacionados.
Las relaciones deberán utilizar los identificadores correspondientes.
Cuando sea necesario, deberá indicarse la ubicación del recurso para facilitar su localización.
18. Mantenimiento y actualización
El Perfil Organizacional deberá disponer de criterios para:
- responsable de revisión;
- frecuencia o condición de revisión;
- control de versiones;
- registro de cambios;
- incorporación de nueva información;
- corrección de información existente.
La actualización deberá mantener la trazabilidad de los cambios relevantes.
19. Desarrollo mediante el Chat de Organización
El Chat de Organización constituye el espacio de trabajo destinado a desarrollar progresivamente el Perfil Organizacional.
La información aportada podrá incluir:
- datos;
- documentos;
- referencias;
- antecedentes;
- correcciones;
- aclaraciones;
- nuevas fuentes;
- información proporcionada directamente por el usuario.
Cada nueva aportación deberá ser evaluada antes de incorporarse al perfil, considerando:
- pertinencia;
- procedencia;
- consistencia;
- relación con la organización;
- necesidad de verificación;
- relación con otras fuentes;
- y posible impacto sobre información ya incorporada.
Cuando la información sea pertinente, deberá determinarse en qué sección del Perfil Organizacional corresponde incorporarla.
Una nueva aportación podrá:
- complementar una sección existente;
- corregir información anterior;
- ampliar una sección;
- generar una nueva sección, cuando resulte necesario;
- quedar registrada como información pendiente de verificación.
El Chat de Organización funciona como espacio de:
análisis→
clasificación→
evaluación→
propuesta de incorporación
No sustituye las fuentes documentales que respaldan el Perfil Organizacional.
Las modificaciones consolidadas deberán conservar trazabilidad respecto de la información o fuente que las originó.
20. Ciclo de actualización del Perfil
El desarrollo progresivo del perfil seguirá, en términos generales, el siguiente ciclo:
20.1. Recepción
Se recibe nueva información en el Chat de Organización.
20.2. Identificación
Se determina qué tipo de información es y cuál es su procedencia.
20.3. Evaluación
Se analiza su pertinencia, consistencia y necesidad de verificación.
20.4. Clasificación
Se determina a qué parte del perfil corresponde.
20.5. Incorporación
La información se incorpora o se propone para incorporación al perfil específico.
20.6. Revisión
Se comprueba su coherencia con la información existente.
20.7. Control documental
Se registra la versión y los cambios relevantes.
21. Separación entre estructura genérica y contenido específico
PDOC1 define la estructura y metodología genéricas del Perfil Organizacional.
PDOC1A contiene la aplicación específica a una organización determinada.
El Chat de Organización alimenta el desarrollo del contenido específico sin alterar automáticamente la estructura genérica de PDOC1.
Por tanto:
PDOC1
→ define cómo debe construirse un Perfil Organizacional.
Chat de Organización
→ recopila, analiza y desarrolla progresivamente la información.
PDOC1A
→ contiene el Perfil Organizacional aplicado a una organización determinada.
Una modificación de la estructura de PDOC1 deberá tratarse como un cambio metodológico, y no como una simple incorporación de información de una organización.
22. Relación con el Catálogo de Recursos
PDOC1 y los recursos relacionados con el Perfil Organizacional deberán poder registrarse en el Catálogo de Recursos conforme a las convenciones establecidas en PDOC0.
El catálogo podrá registrar:
- código;
- nombre;
- tipo;
- nivel;
- estado;
- versión;
- ubicación;
- naturaleza;
- relaciones;
- y dependencias.
El catálogo constituye un mecanismo de registro y localización y no sustituye al Perfil Organizacional ni a sus fuentes.
23. Relación con asistentes y chats
El Perfil Organizacional podrá constituir un recurso de conocimiento para asistentes y chats autorizados.
Su utilización deberá respetar:
- la versión vigente;
- el nivel de autoridad;
- las fuentes que lo sustentan;
- y las reglas establecidas por la configuración correspondiente.
El Chat de Organización es un espacio de desarrollo del perfil y no debe confundirse con el Perfil Organizacional consolidado.
24. Control de versiones
PDOC1 deberá mantener control de versiones.
Cada versión deberá identificar como mínimo:
- código;
- nombre;
- versión;
- fecha de actualización;
- estado;
- cambios principales.
Las versiones anteriores deberán conservarse cuando resulte necesario para mantener la trazabilidad metodológica.
25. Evolución
PDOC1 podrá evolucionar mediante nuevas versiones.
Las modificaciones de su estructura o metodología deberán:
- identificarse;
- documentarse;
- revisarse;
- y mantener coherencia con PMAN0 y PDOC0.
Una modificación metodológica de PDOC1 podrá afectar los documentos específicos derivados, por lo que deberá evaluarse su impacto sobre PDOC1A y otros perfiles existentes.
26. Dependencias
PDOC1 deberá utilizarse conjuntamente con:
- PMAN0 — Manual del Sistema;
- PDOC0 — Configuración del Proyecto de Publicaciones;
- CAT0 — Catálogo de Recursos;
- PDOC1A — Perfil Organizacional Específico;
- Chat de Organización y su configuración correspondiente;
- fuentes y recursos que alimenten el perfil.
27. Regla fundamental
PDOC1 es la plantilla metodológica para desarrollar un Perfil Organizacional.
El Chat de Organización es el espacio de recopilación, análisis y desarrollo de la información.
PDOC1A es la aplicación concreta del Perfil Organizacional a una organización determinada.
La nueva información deberá ser evaluada antes de incorporarse al perfil definitivo.
28. Esquema de relación
PMAN0
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PDOC0
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┌───────────────┐
│ PDOC1 │
│ Perfil │
│ organizacional │
│ genérico │
└───────┬────────┘
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CHAT DE ORGANIZACIÓN
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┌────┼────┐
▼ ▼ ▼
datos documentos fuentes
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└────┼────┘
▼
evaluación y análisis
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┌───────────────┐
│ PDOC1A │
│ Perfil │
│ organizacional │
│ específico │
└───────┬────────┘
│
▼
actualización
progresiva