PDOC0 — Configuración del Proyecto de Publicaciones
0. Ubicación
Ubicación:
generico/PDOC0
La ubicación corresponde a la documentación general del Proyecto de Publicaciones.
La ubicación física no forma parte del identificador PDOC0 y podrá modificarse de acuerdo con las necesidades de almacenamiento del proyecto.
1. Identificación
- Código: PDOC0
- Nombre: Configuración del Proyecto de Publicaciones
- Proyecto: Proyecto de Publicaciones
- Tipo: Documento de configuración
- Nivel: General
- Versión: 1.0
- Estado: Vigente
Datos posibles para los campos de identificación
Para conocimiento de los administradores del proyecto:
Tipo
- Documento de configuración
- Documento metodológico
- Documento específico
- Recurso de conocimiento
- Otro
Nivel
- General
- Genérico
- Genérico específico de función
- Específico
- Específico de organización
- Específico de proyecto
Estado
- En desarrollo
- En revisión
- Aprobado
- Vigente
- Suspendido
- Obsoleto
- Archivado
Los valores anteriores constituyen categorías de referencia y podrán ampliarse mediante nuevas versiones de la metodología.
2. Naturaleza del documento
PDOC0 es el documento de configuración del Proyecto de Publicaciones.
Establece la estructura, organización, componentes, relaciones y criterios generales que permiten desarrollar y administrar el Proyecto de Publicaciones.
Su función es proporcionar el marco de configuración del proyecto y establecer cómo se relacionan sus principales componentes.
PDOC0 no sustituye los documentos especializados, las configuraciones de los asistentes, las configuraciones de los chats ni los recursos de conocimiento.
3. Propósito
El propósito de PDOC0 es establecer una configuración coherente para el Proyecto de Publicaciones que permita:
- organizar sus componentes;
- diferenciar funciones;
- establecer relaciones documentales;
- identificar dependencias;
- facilitar la incorporación de nuevos componentes;
- mantener trazabilidad;
- administrar recursos;
- y permitir la evolución ordenada del proyecto.
4. Alcance
PDOC0 aplica al Proyecto de Publicaciones como estructura general.
Comprende los criterios relacionados con:
- identificación;
- estructura;
- componentes;
- documentación;
- asistentes;
- chats;
- recursos;
- catálogo de recursos;
- dependencias;
- relaciones;
- organización;
- mantenimiento;
- evolución;
- y control de versiones.
No define el funcionamiento detallado de cada asistente, chat o recurso.
5. Estructura general del proyecto
El Proyecto de Publicaciones constituye una estructura organizada en diferentes niveles.
Su arquitectura permite separar:
- configuración del proyecto;
- conocimiento organizacional;
- asistentes;
- chats;
- recursos;
- y configuraciones específicas.
La estructura deberá permitir que los componentes genéricos puedan relacionarse con diferentes implementaciones específicas sin necesidad de duplicar innecesariamente los componentes generales.
6. Componentes principales
El Proyecto de Publicaciones podrá comprender, entre otros:
- PMAN0 — Manual del Sistema;
- PDOC0 — Configuración del Proyecto de Publicaciones;
- PDOC1 — Perfil Organizacional Genérico;
- PDOC2 — Configuración Genérica de los Asistentes;
- PDOC3 — Configuración Genérica de los Chats;
- configuraciones derivadas;
- Catálogo de Recursos;
- asistentes;
- chats;
- bases de conocimiento;
- publicaciones;
- campañas;
- referencias;
- y otros recursos autorizados.
Los componentes podrán ampliarse mediante nuevas versiones de la arquitectura.
7. Separación entre configuración y recursos
El Proyecto deberá mantener diferenciados:
Configuraciones
→ establecen cómo debe organizarse o funcionar un componente.
Recursos
→ proporcionan información, materiales, referencias o elementos utilizados por los componentes.
Un recurso no deberá considerarse automáticamente una instrucción de configuración.
Una configuración tampoco sustituye el recurso al que hace referencia.
8. Catálogo de Recursos
El Proyecto de Publicaciones dispone de un Catálogo de Recursos independiente, identificado como:
CAT0 — Catálogo de Recursos
CAT0 constituye el mecanismo oficial para:
- identificar recursos;
- registrar recursos;
- localizar recursos;
- relacionar recursos;
- mantener su trazabilidad;
- registrar estados;
- y registrar versiones cuando corresponda.
El Catálogo de Recursos no forma parte del contenido interno de PDOC0.
PDOC0 establece su existencia, función y relación con el Proyecto de Publicaciones.
La estructura y administración del catálogo corresponden a CAT0.
9. Estructura del Catálogo de Recursos
CAT0 deberá mantener diferenciados:
A. Recursos genéricos
Recursos correspondientes al Proyecto de Publicaciones con independencia de una organización específica.
B. Recursos específicos
Recursos correspondientes a una organización, implementación o contexto particular.
La parte específica podrá contener una o varias organizaciones.
Por ejemplo:
- ROT-CR;
- ORG-N;
- y futuras organizaciones.
Cada organización podrá disponer de una sección propia dentro del catálogo.
No será necesario crear un catálogo independiente para cada organización.
10. Referencia al Catálogo
Los documentos, asistentes y chats del Proyecto de Publicaciones que necesiten identificar, localizar o relacionar recursos podrán referirse al:
CAT0 — Catálogo de Recursos
No será necesario reproducir en cada documento la estructura interna del catálogo.
La definición, estructura y administración del catálogo se mantienen centralizadas en CAT0.
11. Identificación de recursos
Los recursos utilizados por el proyecto deberán identificarse mediante códigos u otros mecanismos de identificación establecidos por el Catálogo de Recursos.
La identificación deberá ser independiente de la ubicación física del recurso.
La ubicación constituye un atributo del recurso y podrá cambiar sin que ello implique necesariamente modificar su identificador.
12. Ubicación de recursos
Los recursos podrán encontrarse en diferentes ubicaciones autorizadas, incluyendo:
- carpetas;
- bibliotecas;
- almacenamiento en la nube;
- sitios web;
- repositorios;
- documentos;
- enlaces;
- u otros sistemas de almacenamiento.
La ubicación vigente deberá registrarse en CAT0 cuando corresponda.
13. Documentación genérica y específica
El proyecto deberá diferenciar entre:
Documentación genérica
Aplicable al Proyecto de Publicaciones con independencia de una organización determinada.
Documentación específica
Aplicable a una organización, implementación o contexto determinado.
Esta separación deberá mantenerse también en los recursos catalogados.
14. Configuraciones genéricas
Las configuraciones genéricas establecen criterios comunes que pueden aplicarse a diferentes implementaciones.
Entre ellas:
- PDOC1 — Perfil Organizacional Genérico.
- PDOC2 — Configuración Genérica de los Asistentes.
- PDOC3 — Configuración Genérica de los Chats.
Las configuraciones genéricas podrán generar configuraciones especializadas.
15. Configuraciones derivadas
Las configuraciones derivadas deberán mantener relación documentada con la configuración de la cual proceden.
Ejemplo:
PDOC2
│
└── PDOC2A
│
└── PDOC2AN
Y:
PDOC3
│
└── PDOC3A
│
└── PDOC3AN
Las configuraciones específicas deberán modificar únicamente los aspectos que requieran adaptación.
16. Conocimiento organizacional
El proyecto podrá disponer de conocimiento específico de diferentes organizaciones.
Este conocimiento podrá incluir:
- perfiles organizacionales;
- documentos institucionales;
- referencias históricas;
- fuentes;
- campañas;
- publicaciones;
- recursos visuales;
- y otros materiales autorizados.
El conocimiento de una organización deberá mantenerse diferenciado del conocimiento genérico del proyecto y del conocimiento de otras organizaciones.
17. Organizaciones
El Proyecto de Publicaciones podrá utilizarse para diferentes organizaciones.
Cada organización podrá disponer de:
- configuración específica del proyecto;
- perfil organizacional;
- configuraciones específicas de asistentes;
- configuraciones específicas de chats;
- recursos específicos;
- y conocimiento organizacional.
La existencia de una nueva organización no deberá requerir duplicar la estructura general del proyecto.
18. Ejemplo de organizaciones
Para efectos de arquitectura, podrán existir:
Organización 1 — Rotary Costa Rica
y
Organización 2 — Organización N
Ambas utilizarán la estructura general del Proyecto de Publicaciones, manteniendo diferenciados sus elementos específicos.
Por ejemplo:
PROYECTO DE PUBLICACIONES
│
└── COMPONENTES GENÉRICOS
│
└── IMPLEMENTACIONES ESPECÍFICAS
│
├── ROT-CR
│
└── ORG-N
19. Relación entre componentes
Los componentes del proyecto podrán relacionarse entre sí.
Por ejemplo:
PDOC0 │ ├── PDOC1 │ └── PDOC1A │ ├── PDOC2 │ └── PDOC2A │ └── PDOC2AN │ ├── PDOC3 │ └── PDOC3A │ └── PDOC3AN │ └── CAT0
Las relaciones deberán documentarse cuando sean necesarias para comprender la arquitectura o funcionamiento del proyecto.
20. Dependencias
Los documentos y componentes deberán identificar las dependencias necesarias para su funcionamiento.
Las dependencias podrán incluir:
- PMAN0;
- PDOC0;
- otros documentos PDOC;
- CAT0;
- asistentes;
- chats;
- perfiles;
- bases de conocimiento;
- recursos;
- y fuentes externas.
Las dependencias deberán mantenerse actualizadas.
21. Continuidad y trazabilidad
El Proyecto deberá procurar la continuidad de la información y decisiones relevantes.
La trazabilidad deberá permitir identificar, cuando corresponda:
- origen de la información;
- documento relacionado;
- recurso utilizado;
- versión;
- organización;
- decisión;
- y estado.
CAT0 contribuirá a esta trazabilidad respecto de los recursos.
22. Límites
PDOC0 no:
- define el funcionamiento detallado de los asistentes;
- define el funcionamiento detallado de los chats;
- sustituye el conocimiento organizacional;
- sustituye el Catálogo de Recursos;
- modifica los recursos;
- ni determina decisiones particulares de una organización.
Su función es establecer la configuración general del Proyecto de Publicaciones.
23. Evolución
PDOC0 podrá evolucionar cuando cambien:
- la arquitectura;
- los componentes;
- las necesidades del proyecto;
- las relaciones;
- las organizaciones;
- o las condiciones de utilización.
Toda modificación deberá documentarse y registrarse mediante control de versiones.
Cuando una modificación afecte documentos dependientes, deberá evaluarse su impacto.
24. Control de versiones
PDOC0 deberá identificar como mínimo:
- código;
- nombre;
- versión;
- fecha de actualización;
- estado;
- cambios principales.
Las versiones anteriores deberán conservarse cuando resulte necesario para mantener la trazabilidad.
25. Regla fundamental
PDOC0 establece la configuración general del Proyecto de Publicaciones y la relación entre sus principales componentes.
Los componentes especializados mantienen sus propias configuraciones.
El Catálogo de Recursos (CAT0) es un documento independiente que administra la identificación, localización y relación de los recursos del proyecto.
La documentación genérica y específica deberá mantenerse diferenciada.
La incorporación de nuevas organizaciones no deberá requerir duplicar la estructura general del proyecto.