0. Carpeta raíz del proyecto

Todos los recursos y documentos del Proyecto de Publicaciones se organizan a partir de una carpeta raíz común.

Carpeta raíz del proyecto:

https://isocial50.com/wp-content/uploads/proyectos/publicaciones/

Esta carpeta constituye el punto de partida para determinar la ubicación de los recursos y documentos del Proyecto.

Las rutas utilizadas en CAT0 son rutas relativas respecto de esta carpeta raíz, salvo que se indique expresamente otra forma de localización.

1. Identificación

• Código: CAT0
• Nombre: Catálogo de Recursos
• Proyecto: Proyecto de Publicaciones
• Tipo: Documento de gestión de recursos
• Nivel: General
• Versión: 1.0
• Estado: Vigente

2. Naturaleza del documento

CAT0 es el catálogo central de recursos y documentos del Proyecto de Publicaciones.

Su función es identificar, clasificar, relacionar y localizar los recursos utilizados por el Proyecto.

CAT0 no sustituye los documentos que registra ni contiene necesariamente su contenido completo.

3. Propósito

CAT0 tiene como propósito proporcionar una referencia central para:

• identificar los recursos y documentos;
• conocer su naturaleza;
• determinar su nivel;
• identificar la organización correspondiente cuando aplique;
• conocer su ubicación;
• establecer relaciones entre recursos y documentos;
• facilitar su localización;
• y mantener la coherencia de la arquitectura documental.

4. Alcance

CAT0 comprende los recursos y documentos utilizados por el Proyecto de Publicaciones, incluyendo:

• documentos generales;
• documentos genéricos;
• documentos específicos;
• documentos operativos;
• perfiles organizacionales;
• configuraciones;
• asistentes;
• chats;
• criterios operativos;
• recursos de marca;
• fuentes;
• recursos visuales y audiovisuales;
• plantillas;
• publicaciones;
• y otros recursos incorporados al Proyecto.

5. Principio de catalogación

Cada recurso registrado en CAT0 deberá contar con un código único dentro del catálogo.

El código identifica al recurso y permite relacionarlo con otros documentos o recursos.

La clasificación, organización, ubicación y estado se registran mediante los campos correspondientes.

El código no deberá modificarse únicamente porque cambie la ubicación o el estado del recurso.

6. Tipos de recurso

Los recursos podrán clasificarse mediante el campo Tipo. Entre otros:

La clasificación podrá ampliarse cuando sea necesario.

7. Nivel

CAT0 identifica el nivel correspondiente a cada recurso.

Los niveles utilizados por el Proyecto podrán ser:

• General;
• Genérico;
• Específico;
• Específico de organización;
• Específico de proyecto;
• Operativo.

El nivel deberá corresponder con la función y alcance del recurso dentro de la arquitectura documental.

8. Organización

El campo Organización identifica la organización a la que pertenece o con la que se relaciona un recurso.

Los recursos generales y genéricos utilizan:

Organización: General

Los recursos específicos utilizan:

Organización: la organización correspondiente

La identificación de las organizaciones y sus códigos se establece en la sección 12. Organizaciones.

La organización no deberá confundirse con el nivel del recurso.

9. Catálogo de documentos genéricos

Esta sección identifica los documentos generales y genéricos que constituyen la base documental reutilizable del Proyecto.

Nota: CAT0 es de nivel General. Su inclusión en este catálogo no modifica su nivel.

10. Catálogo de documentos específicos

Esta sección identifica los documentos específicos que pueden derivarse de los documentos generales o genéricos.

La organización correspondiente se determina mediante la sección 12. Organizaciones.

La sección 10 identifica qué documentos específicos existen.

No es necesario incluir aquí Organización ni Cód-Org.

Nota: La inclusión de un documento en este catálogo identifica un tipo de documento específico disponible dentro de la arquitectura. No implica que deba existir para todas las organizaciones. Su aplicación dependerá de las necesidades y alcance de cada organización.

11. Relación entre documentos genéricos y específicos

Los documentos específicos mantienen la relación con el documento genérico del que derivan.

Los criterios operativos mantienen su relación con la configuración correspondiente:

12. Organizaciones

Esta sección establece las organizaciones reconocidas por el Proyecto y sus códigos.

También establece la Ruta relativa de carpeta correspondiente a cada organización o ámbito.

Definición de Ruta

Ruta es la ruta relativa de la carpeta donde se almacenan los documentos o recursos correspondientes, tomando como punto de partida la Carpeta raíz del proyecto definida en la sección 0.

La Ruta identifica la carpeta dentro de la estructura del Proyecto.

La Ruta no constituye por sí sola la ubicación completa de un documento.

ORG-N

ORG-N identifica el uso del Proyecto de Publicaciones sin una organización específica asociada.

No representa una organización ficticia ni una organización pendiente de identificación.

Por esta razón utiliza la ruta:

generico/

Cuando se incorpore una organización real, deberá asignarse un nuevo Cód-Org y establecerse su correspondiente Ruta.

13. Incorporación de una nueva organización

Para incorporar una nueva organización:

1. asignar un Cód-Org único;
2. registrar la organización;
3. establecer su Ruta relativa de carpeta;
4. crear los documentos específicos que sean necesarios;
5. registrar dichos documentos en CAT0;
6. registrar los recursos correspondientes;
7. establecer las relaciones con los documentos genéricos.

No será necesario modificar los documentos genéricos para incorporar una nueva organización.

14. Recursos específicos

Los recursos específicos deberán registrar el Cód-Org de la organización correspondiente.

La ubicación de cada recurso deberá registrarse según su forma real de localización.

15. Recursos genéricos

Los recursos que puedan ser utilizados por diferentes organizaciones podrán registrarse como generales o genéricos.

Un recurso genérico utilizado por una organización no se convierte automáticamente en un recurso específico de esa organización.

16. Ubicación

La Ubicación identifica el lugar donde puede localizarse un recurso o documento registrado en CAT0.

La ubicación podrá corresponder, según la naturaleza del recurso, a:

• una ruta de archivo;
• una carpeta;
• una URL;
• una plataforma;
• un repositorio;
• una biblioteca;
• un sistema;
• una referencia documental;
• o cualquier otra forma válida de localización.

16.1. Documentos y recursos dentro de la estructura del Proyecto

Cuando un documento o recurso se encuentre almacenado dentro de la estructura del Proyecto de Publicaciones, su ubicación se determinará utilizando:

Carpeta raíz del proyecto + Ruta relativa + Nombre del archivo

La Carpeta raíz del proyecto se establece en la sección 0.

La Ruta relativa identifica la carpeta correspondiente dentro de la estructura del Proyecto.

El Nombre del archivo identifica el archivo concreto que contiene el documento o recurso.

16.2. Ruta relativa

La Ruta es una ruta relativa de carpeta respecto de la Carpeta raíz del proyecto.

La Ruta identifica la carpeta donde se almacenan los documentos o recursos correspondientes.

Por ejemplo:

Carpeta raíz:

https://isocial50.com/wp-content/uploads/proyectos/publicaciones/

Ruta:

generico/

La combinación identifica la carpeta:

https://isocial50.com/wp-content/uploads/proyectos/publicaciones/generico/

Para una organización específica:

Ruta:

especifico/rotary-costa-rica/

La combinación identifica:

https://isocial50.com/wp-content/uploads/proyectos/publicaciones/especifico/rotary-costa-rica/

16.3. Nombre y extensión del archivo

Cuando un documento se publique en formato PDF, el nombre del archivo estará compuesto por el código del documento seguido de la extensión .pdf.

La extensión forma parte del nombre del archivo, pero no forma parte del código documental.

Ejemplo:

• Código documental: PMAN0
• Nombre del archivo: PMAN0.pdf

La ubicación se obtiene entonces mediante:

Carpeta raíz + Ruta + PMAN0.pdf

16.4. Otros formatos

Un mismo documento podrá publicarse en diferentes formatos cuando corresponda.

Por ejemplo:

• PMAN0.pdf
• PMAN0.html

El código documental continúa siendo:

PMAN0

La extensión permite distinguir el formato del archivo.

16.5. Actualización de ubicación

Cuando cambie la ubicación de un recurso o documento registrado en CAT0, deberá actualizarse su información de ubicación.

El cambio de ubicación no implica por sí mismo un cambio del código documental.

Si el cambio implica una modificación de la organización asociada, deberá actualizarse además el Cód-Org correspondiente.

16.6. Recursos externos

Los recursos que no se encuentren dentro de la estructura física del Proyecto podrán registrarse mediante:

• URL;
• plataforma;
• repositorio;
• biblioteca;
• sistema;
• referencia documental;
• u otra forma válida de localización.

En estos casos no será necesario aplicar la fórmula de Carpeta raíz + Ruta + Nombre del archivo.

16.7. Regla general

La ubicación registrada en CAT0 deberá permitir identificar de manera suficiente dónde localizar el recurso o documento.

Cuando el recurso forme parte de la estructura física del Proyecto, deberá poder determinarse su ubicación mediante:

Carpeta raíz del proyecto + Ruta relativa + Nombre del archivo

De esta manera se distingue claramente:

• Ruta = carpeta.
• Ubicación = localización del recurso o documento.

17. Estado del recurso

Los recursos podrán tener los siguientes estados:

• Propuesto
• En revisión
• Vigente
• Suspendido
• Obsoleto
• Archivado

El estado deberá reflejar la situación actual del recurso.

18. Fuentes externas

CAT0 podrá registrar fuentes externas utilizadas por el Proyecto.

El registro podrá incluir:

• fuente;
• tipo;
• organización relacionada;
• ubicación;
• estado;
• fecha de consulta o actualización cuando sea necesaria.

Una fuente externa no se considera automáticamente una fuente oficial de una organización.

19. Relación con criterios operativos

Los documentos de criterios operativos podrán utilizar recursos registrados en CAT0.

La relación será:

CAT0 → Recurso → Documento operativo → Criterio que utiliza o referencia el recurso

CAT0 registra y localiza el recurso.

El documento operativo establece el criterio correspondiente.

20. Relación con el conocimiento organizacional

CAT0 puede registrar las fuentes utilizadas para construir, verificar o actualizar el conocimiento organizacional.

Por ejemplo:

Fuente → CAT0 → Perfil Organizacional → Conocimiento organizacional

CAT0 no sustituye al Perfil Organizacional.

21. Recursos compartidos

Un mismo recurso podrá ser utilizado por diferentes componentes del Proyecto.

Por ejemplo:

• Asistente para Campañas;
• Chat de Publicaciones;
• Chat de Organización;
• Chat de Marca;
• otros componentes.

No será necesario crear registros duplicados.

El recurso podrá registrarse una sola vez y relacionarse con los componentes que correspondan.

22. Eliminación de una organización

Cuando una organización deje de formar parte del Proyecto:

• no se eliminarán automáticamente sus registros;
• se actualizará su estado;
• sus documentos podrán pasar a Archivado u Obsoleto;
• sus recursos podrán conservarse según corresponda;
• y se mantendrá la trazabilidad.

23. Eliminación de un recurso

Cuando un recurso deje de utilizarse deberá evaluarse si corresponde:

• actualizar su estado;
• actualizar su ubicación;
• sustituirlo;
• archivarlo;
• o eliminarlo.

No deberá eliminarse cuando su conservación sea necesaria para mantener la trazabilidad documental.

24. Criterio para nuevos recursos

Antes de registrar un nuevo recurso deberá verificarse:

1. que sea relevante para el Proyecto;
2. que pueda identificarse;
3. que exista una ubicación o referencia válida;
4. que no constituya un duplicado innecesario;
5. que pueda determinarse su nivel;
6. que pueda determinarse su organización cuando corresponda;
7. y que pueda establecerse su estado.

25. Registro general de recursos

CAT0 podrá mantener un registro general de recursos adicionales.

Este registro podrá ampliarse conforme crezca el Proyecto.

26. Datos mínimos de un recurso

Todo recurso registrado deberá contener, como mínimo:

• Código;
• Nombre;
• Tipo;
• Nivel;
• Organización;
• Ubicación;
• Estado.

Cuando sea necesario podrán agregarse:

• fuente;
• versión;
• fecha;
• responsable;
• relaciones;
• observaciones;
• permisos;
• u otros datos pertinentes.

27. Regla para documentos del Proyecto

Los documentos que forman parte de la arquitectura documental deberán estar registrados en CAT0.

CAT0 mantiene la referencia de los documentos, pero no sustituye su contenido.

Los documentos registrados pueden encontrarse en:

• la estructura genérica del Proyecto;
• una estructura específica de organización;
• una ubicación externa;
• u otra ubicación válida.

28. Arquitectura documental registrada

CAT0 registra la siguiente relación documental:

PMAN0
│
└── Proyecto de Publicaciones
    │
    ├── CAT0
    │
    ├── PDOC0
    │
    ├── PDOC1
    │   └── PDOC1A
    │
    ├── PDOC2
    │   └── PDOC2A
    │       └── PDOC2AN
    │
    └── PDOC3
        │
        ├── PDOC3A
        │   └── PDOC3AN
        │       └── PDOC3AN-COP
        │
        ├── PDOC3B
        │   └── PDOC3BN
        │       └── PDOC3BN-COP
        │
        └── PDOC3C
            └── PDOC3CN
                └── PDOC3CN-COP

Esta estructura representa las relaciones documentales registradas en CAT0.

29. Regla de crecimiento

CAT0 deberá crecer de manera incremental.

Cuando se incorpore:

• un nuevo documento → se registra en el catálogo correspondiente;
• un nuevo recurso → se incorpora al registro de recursos;
• una nueva organización → se incorpora en sección 12;
• un nuevo criterio operativo → se incorpora en el documento COP correspondiente;
• una nueva ubicación → se actualiza el registro correspondiente.

La incorporación de elementos no deberá modificar innecesariamente la estructura de CAT0.

30. Regla de actualización

CAT0 deberá actualizarse cuando:

• se incorpore un nuevo documento;
• se incorpore un nuevo recurso;
• cambie una ubicación;
• cambie una organización;
• cambie el estado de un recurso;
• se sustituya una fuente;
• cambie una relación documental;
• o se produzca una modificación relevante de la arquitectura.

31. Control de versiones

CAT0 deberá mantener control de sus versiones.

Cada nueva versión deberá identificar:

• número de versión;
• fecha;
• estado;
• cambios principales;
• documentos incorporados;
• recursos incorporados;
• organizaciones incorporadas;
• y modificaciones relevantes.

La versión vigente deberá identificarse en la sección 1.

32. Regla fundamental

CAT0 es el catálogo central de recursos y documentos del Proyecto de Publicaciones.

Su función es identificar, clasificar, relacionar y localizar:

documentos + recursos + fuentes + referencias

CAT0 mantiene diferenciados:

General / Genérico / Específico / Operativo

y permite identificar la organización correspondiente cuando aplique.

Los documentos genéricos se registran como recursos comunes del Proyecto.

Los documentos específicos se registran independientemente de la organización y su relación organizacional se establece mediante la sección 12.

Los recursos compartidos se registran una sola vez y pueden ser utilizados por diferentes componentes.

La incorporación de una nueva organización no requiere modificar los documentos genéricos.

La ubicación de los recursos y documentos se determina según su naturaleza y, cuando corresponda a la estructura física del Proyecto, mediante:

Carpeta raíz + Ruta relativa + Nombre del archivo

33. Estado de consolidación

CAT0 constituye el catálogo central y vigente de recursos y documentos del Proyecto de Publicaciones.

La versión 1.0 establece la estructura necesaria para:

• identificar los documentos;
• identificar los recursos;
• distinguir niveles;
• distinguir recursos generales, genéricos y específicos;
• identificar organizaciones;
• establecer rutas relativas;
• localizar documentos y recursos;
• mantener relaciones documentales;
• y controlar su evolución.

La arquitectura podrá ampliarse de forma incremental sin alterar la estructura fundamental del catálogo.

CAT0 constituye la referencia para determinar qué recursos y documentos forman parte del Proyecto, dónde se encuentran y qué relación tienen entre sí.

Estado: Vigente